Taxxo e-dokument

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych i baza dokumentów skanowanych.

Zyskaj niezależność, swobodny dostęp do danych i lepszą kontrolę:

  • Wygodne dostarczanie dokumentów do księgowania, bez konieczności dojazdów do biura
  • Stały dostęp do kopii dokumentów online, bez oczekiwania i angażowania księgowej
  • Łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, bez konieczności czekania na kopię
  • Wygodny dostęp do dokumentów dla grupy osób, z dowolnego miejsca
  • Szybsza informacja o aktualnych wynikach firmy dla klienta  – księgowanie na bieżąco
  • Bezpieczeństwo i pewność – protokół dostarczenia dokumentów, archiwum dokumentów
  • Skanowanie dowolnym skanerem i automatyczne publikowanie dokumentów w e-Dokumentach
    – monitorowanie folderów ze skanami na lokalnym dysku użytkownika
  • Dostęp do bazy dokumentów skanowanych online z możliwością przeszukiwania, podglądu, drukowania
  • Praca w grupie – udostępnianie dokumentów wewnątrz firmy, różne role i uprawnienia
  • Akceptacja i opisywanie dokumentów przed przekazaniem do księgowości – wskazówki do księgowania
  • Wygodne statusy dokumentów – opłacone, nieopłacone, przekazane i nieprzekazane do biura
  • Nadawanie statusu „poufny” dla wybranych typów dokumentów np. kadrowych
  • Przekazywanie dokumentów do zaksięgowania – automatyczne powiadomienia e-mail dla księgowego, protokół i data przekazania dokumentów,
  • Podgląd stanu zaksięgowania dokumentu – w połączeniu z modułem Taxxo e-biuro rachunkowe

TAXXO E-DOKUMENTY – Elektroniczny obieg dokumentów księgowych i baza dokumentów skanowanych

  • Wygodne dostarczanie dokumentów do księgowania, bez konieczności dojazdów do biura
  • Stały dostęp do kopii dokumentów online, bez oczekiwania i angażowania księgowej
  • Łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, bez konieczności czekania na kopię
  • Wygodny dostęp do dokumentów dla grupy osób, z dowolnego miejsca
  • Szybsza informacja o aktualnych wynikach firmy dla klienta  – księgowanie na bieżąco
  • Bezpieczeństwo i pewność – protokół dostarczenia dokumentów, archiwum dokumentów

Szybki start – system nie wymaga wdrożenia ani konfiguracji

Taxxo e-Dokumenty to narzędzie bardzo proste w obsłudze, niewymagające specjalnego wdrożenia. Możliwa jest współpraca z biurem rachunkowym bez podłączania do systemu biura – wystarczy nadąć uprawnienia księgowej dostępu do dokumentów.

 

 

Praca w rozproszonej grupie osób zlokalizowanych w różnych miejscach

Moduł Taxxo e-Dokumenty przystosowany jest do pracy w rozproszonej grupie osób, np. w różnych lokalizacjach, oddziałach, współpracy z biurem rachunkowym lub księgowością zewnętrzną.

Każdy pracownik ma nadawane odpowiednie uprawnienia dostępu do dokumentów – do zamieszczania skanów, podglądu, edycji, akceptacji, usuwania.

Możliwe jest także nadawanie specjalnego statusu dokumentom „poufnym” np. dokumentom kadrowym lub umowom – dzięki temu można ograniczyć grupę osób, które mają wgląd w te dokumenty.

 

 

Wygodne skanowanie i publikowanie dokumentów na Platformie Taxxo

Jak wygląda przekazywanie dokumentów skanowanych do Platformy Taxxo?

  • Skanujesz dokumenty dowolnym skanerem
  • Zapisujesz pliki w formacie PDF, JPG lub innym do folderów na dysku (tworząc podfoldery na różne typy dokumentów np. Faktury zakupu, Faktury sprzedaży, Umowy, Rachunki)
  • Uruchamiasz aplikację TaxxoKurier, która monitoruje wskazane foldery.  Jeśli w folderach pojawią się nowe zeskanowane pliki są automatycznie przesyłane do Platformy Taxxo, bez konieczności każdorazowego logowania się.
  • TaxxoKurier automatycznie oznacza rodzaj przesłanych dokumentów, w zależności od folderu, w którym się znajdują (np. dokumenty zakupowe, kasowe i inne), a także automatycznie archiwizuje przesłane dokumenty
  • Możesz także zlecić skanowanie Twoich dokumentów przez Taxxo lub w Biurze Rachunkowym

Opisywanie i wyszukiwanie dokumentów skanowanych

Wszystkie skanowane dokumenty zostaną umieszczone na Platformie Taxxo, gdzie podlegają procesowi akceptacji i wstępnego opisania (np. rodzajem kosztów) przez osobę dedykowaną w Twojej firmie. Po akceptacji Twoja księgowa zostanie automatycznie powiadomiona o dokumentach oczekujących na zaksięgowanie.

Archiwum  skanowanych dokumentów z możliwością przeszukiwania wg dowolnych kryteriów.

  • Typ dokumentu (np. faktura zakupu lub delegacja)
  • Numer dokumentu
  • Kontrahent, fragment nazwy
  • Data akceptacji i przekazania do księgowości
  • Stan opłacenia dokumentu – rozliczony, nierozliczony
  • Jeśli korzystasz dodatkowo z modułu e-Projekty możesz w prosty sposób przypisać dokument do dowolnego projektu
  • Jeśli korzystasz z modułu e-Biuro rachunkowe – zobaczysz czy dokument już został zaksięgowany

Wewnętrzny obieg dokumentów – weryfikacja i akceptacja

Każdy dokument może podlegać procesowi akceptacji wewnątrz firmy, przed przekazaniem go do księgowości. Przykładowo asystent może skanować dokumenty i zamieszczać je na Platformie Taxxo, a osoba decyzja akceptować i nadawać opis lub notatkę do księgowej.

Podgląd każdego dokumentu wprowadzanie notatki i opisu do księgowania, akceptacja i przekazanie do księgowości.

Taxxo ułatwia opisywanie dokumentów poprzez automatyczne podpowiadanie 5 ostatnich notatek (np. faktury zakupu od kontrahenta Makro opisujemy zawsze w ten sam sposób – system podpowie nam ostatnie opisy).

Zapraszamy do skontaktowania sie z nami

Kontakt