Taxxo e-dokument
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych i baza dokumentów skanowanych.
Zyskaj niezależność, swobodny dostęp do danych i lepszą kontrolę:
- Wygodne dostarczanie dokumentów do księgowania, bez konieczności dojazdów do biura
- Stały dostęp do kopii dokumentów online, bez oczekiwania i angażowania księgowej
- Łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, bez konieczności czekania na kopię
- Wygodny dostęp do dokumentów dla grupy osób, z dowolnego miejsca
- Szybsza informacja o aktualnych wynikach firmy dla klienta – księgowanie na bieżąco
- Bezpieczeństwo i pewność – protokół dostarczenia dokumentów, archiwum dokumentów
- Skanowanie dowolnym skanerem i automatyczne publikowanie dokumentów w e-Dokumentach
– monitorowanie folderów ze skanami na lokalnym dysku użytkownika - Dostęp do bazy dokumentów skanowanych online z możliwością przeszukiwania, podglądu, drukowania
- Praca w grupie – udostępnianie dokumentów wewnątrz firmy, różne role i uprawnienia
- Akceptacja i opisywanie dokumentów przed przekazaniem do księgowości – wskazówki do księgowania
- Wygodne statusy dokumentów – opłacone, nieopłacone, przekazane i nieprzekazane do biura
- Nadawanie statusu „poufny” dla wybranych typów dokumentów np. kadrowych
- Przekazywanie dokumentów do zaksięgowania – automatyczne powiadomienia e-mail dla księgowego, protokół i data przekazania dokumentów,
- Podgląd stanu zaksięgowania dokumentu – w połączeniu z modułem Taxxo e-biuro rachunkowe
TAXXO E-DOKUMENTY – Elektroniczny obieg dokumentów księgowych i baza dokumentów skanowanych
- Wygodne dostarczanie dokumentów do księgowania, bez konieczności dojazdów do biura
- Stały dostęp do kopii dokumentów online, bez oczekiwania i angażowania księgowej
- Łatwe wyszukiwanie potrzebnych dokumentów, bez konieczności czekania na kopię
- Wygodny dostęp do dokumentów dla grupy osób, z dowolnego miejsca
- Szybsza informacja o aktualnych wynikach firmy dla klienta – księgowanie na bieżąco
- Bezpieczeństwo i pewność – protokół dostarczenia dokumentów, archiwum dokumentów
Szybki start – system nie wymaga wdrożenia ani konfiguracji
Taxxo e-Dokumenty to narzędzie bardzo proste w obsłudze, niewymagające specjalnego wdrożenia. Możliwa jest współpraca z biurem rachunkowym bez podłączania do systemu biura – wystarczy nadąć uprawnienia księgowej dostępu do dokumentów.
Praca w rozproszonej grupie osób zlokalizowanych w różnych miejscach
Moduł Taxxo e-Dokumenty przystosowany jest do pracy w rozproszonej grupie osób, np. w różnych lokalizacjach, oddziałach, współpracy z biurem rachunkowym lub księgowością zewnętrzną.
Każdy pracownik ma nadawane odpowiednie uprawnienia dostępu do dokumentów – do zamieszczania skanów, podglądu, edycji, akceptacji, usuwania.
Możliwe jest także nadawanie specjalnego statusu dokumentom „poufnym” np. dokumentom kadrowym lub umowom – dzięki temu można ograniczyć grupę osób, które mają wgląd w te dokumenty.
Wygodne skanowanie i publikowanie dokumentów na Platformie Taxxo
Jak wygląda przekazywanie dokumentów skanowanych do Platformy Taxxo?
- Skanujesz dokumenty dowolnym skanerem
- Zapisujesz pliki w formacie PDF, JPG lub innym do folderów na dysku (tworząc podfoldery na różne typy dokumentów np. Faktury zakupu, Faktury sprzedaży, Umowy, Rachunki)
- Uruchamiasz aplikację TaxxoKurier, która monitoruje wskazane foldery. Jeśli w folderach pojawią się nowe zeskanowane pliki są automatycznie przesyłane do Platformy Taxxo, bez konieczności każdorazowego logowania się.
- TaxxoKurier automatycznie oznacza rodzaj przesłanych dokumentów, w zależności od folderu, w którym się znajdują (np. dokumenty zakupowe, kasowe i inne), a także automatycznie archiwizuje przesłane dokumenty
- Możesz także zlecić skanowanie Twoich dokumentów przez Taxxo lub w Biurze Rachunkowym
Opisywanie i wyszukiwanie dokumentów skanowanych
Wszystkie skanowane dokumenty zostaną umieszczone na Platformie Taxxo, gdzie podlegają procesowi akceptacji i wstępnego opisania (np. rodzajem kosztów) przez osobę dedykowaną w Twojej firmie. Po akceptacji Twoja księgowa zostanie automatycznie powiadomiona o dokumentach oczekujących na zaksięgowanie.
Archiwum skanowanych dokumentów z możliwością przeszukiwania wg dowolnych kryteriów.
- Typ dokumentu (np. faktura zakupu lub delegacja)
- Numer dokumentu
- Kontrahent, fragment nazwy
- Data akceptacji i przekazania do księgowości
- Stan opłacenia dokumentu – rozliczony, nierozliczony
- Jeśli korzystasz dodatkowo z modułu e-Projekty możesz w prosty sposób przypisać dokument do dowolnego projektu
- Jeśli korzystasz z modułu e-Biuro rachunkowe – zobaczysz czy dokument już został zaksięgowany
Wewnętrzny obieg dokumentów – weryfikacja i akceptacja
Każdy dokument może podlegać procesowi akceptacji wewnątrz firmy, przed przekazaniem go do księgowości. Przykładowo asystent może skanować dokumenty i zamieszczać je na Platformie Taxxo, a osoba decyzja akceptować i nadawać opis lub notatkę do księgowej.
Podgląd każdego dokumentu wprowadzanie notatki i opisu do księgowania, akceptacja i przekazanie do księgowości.
Taxxo ułatwia opisywanie dokumentów poprzez automatyczne podpowiadanie 5 ostatnich notatek (np. faktury zakupu od kontrahenta Makro opisujemy zawsze w ten sam sposób – system podpowie nam ostatnie opisy).
